Departamentos
Permite organizar e gerenciar departamentos de atendimento, relacionando tags e (quando disponível) uma base de conhecimento para encaminhar conversas ao setor responsável.
Para que serve
Use para organizar e gerenciar departamentos de atendimento.
Relacione tags a cada departamento para ajudar na distribuição automática das conversas.
Também dá para selecionar uma Base de Conhecimento do departamento, que substitui a do canal nas conversas desse departamento.
Resumo rápido
- Clique em Novo departamento (ou Criar meu primeiro departamento).
- Defina Ativo como Sim ou Não.
- Preencha Nome do departamento.
- Em Relacionar Tags ao departamento (Opcional), selecione tags e remova as que não quiser.
- Em Selecionar Base de Conhecimento, escolha uma opção (ou deixe - Padrão do Canal -).
- Clique em Salvar.
Resultado esperado: O departamento aparece na lista com ID, Nome do departamento, Atendentes, Data de criação e Ativo.
Como criar um departamento
Inicie a criação
Clique em Novo departamento.
Se ainda não existir nenhum, clique em Criar meu primeiro departamento.
Defina se fica ativo
Em Ativo, alterne para Sim ou Não.
Dê um nome
Preencha Nome do departamento.
Use um nome fácil de entender (ex.: Financeiro, Vendas).
Relacione tags (opcional)
Em Relacionar Tags ao departamento (Opcional), selecione uma tag em Selecione.
Repita para adicionar mais.
Para remover, clique no X da tag.
Escolha a Base de Conhecimento (quando fizer sentido)
Em Selecionar Base de Conhecimento, selecione uma opção.
O texto do campo avisa: a base escolhida substitui a do canal nas conversas deste departamento.
Salve
Clique em Salvar.
Se aparecer Salvando, aguarde terminar.
Confirme na lista
Confira o departamento na lista.
Veja também se Ativo aparece como Sim ou Não.
Campos do departamento
Ativo
edit_notecheckboxDescrição: Use para definir se o departamento fica ativo.
O próprio campo mostra Sim quando ligado e Não quando desligado.
Regras/validações: Sem regras visíveis além de marcar/desmarcar.
Exemplos: - Sim para departamento em uso.
- Não para departamento que não deve ser usado no momento.
Nome do departamento
edit_notetextoDescrição: Preencha com o nome do setor (departamento) para facilitar a organização.
Regras/validações: Quando faltar preenchimento, pode aparecer o alerta "Favor preencher todos os campos".
Exemplos: - Financeiro
- Vendas
Relacionar Tags ao departamento (Opcional)
edit_noteseleçãoValor padrão: Selecione
Descrição: Selecione uma tag na lista para adicionar.
As tags escolhidas aparecem abaixo como itens coloridos.
Remova uma tag clicando no X dela.
Quando existir tag selecionada, aparece a mensagem: ao atribuir essas tags a uma conversa, ela fica automaticamente vinculada a este departamento.
Regras/validações: - Campo marcado como (Opcional).
- A opção Selecione fica desabilitada.
Exemplos: - Selecionar uma tag de "Financeiro" para vincular ao departamento Financeiro.
- Selecionar duas tags e remover uma pelo X.
Selecionar Base de Conhecimento
edit_noteseleçãoDescrição: Selecione a base de conhecimento do departamento.
O texto do campo informa: a base escolhida aqui substitui a do canal nas conversas deste departamento.
Regras/validações: Durante o carregamento, pode aparecer "Carregando base de conhecimento...".
Pode existir a opção " - Padrão do Canal - ".
Exemplos: - Deixar em - Padrão do Canal -.
- Selecionar uma base pelo nome exibido na lista.
Regras e comportamentos importantes
- Para salvar, preencha pelo menos o Nome do departamento; se não, pode aparecer "Favor preencher todos os campos".
- Em Relacionar Tags ao departamento (Opcional), cada seleção adiciona uma tag; o campo volta para Selecione depois de adicionar.
- Tags selecionadas aparecem como itens e podem ser removidas pelo X.
- Quando existir tag relacionada, o próprio texto informa que a conversa pode ser automaticamente vinculada ao departamento ao receber essas tags.
- Em Selecionar Base de Conhecimento, o próprio texto informa que a base escolhida substitui a do canal nas conversas desse departamento.
- Na lista, o campo Ativo aparece como Sim ou Não.
Jeitos comuns de usar
- Criar o primeiro departamento (quando a lista está vazia): 1. Leia o texto de introdução (se aparecer).
2. Clique em Criar meu primeiro departamento.
3. Preencha Nome do departamento.
4. (Opcional) Relacione tags.
5. Clique em Salvar.
Resultado: o departamento passa a aparecer na lista. - Editar o nome direto na lista: 1. Encontre o item na coluna Nome do departamento.
2. Clique no ícone de lápis ao lado do nome.
3. Digite o novo nome.
4. Clique no ícone de check para salvar ou no X para cancelar.
Resultado: o nome muda na lista. - Excluir um departamento: 1. Na linha do departamento, clique no ícone de lixeira.
2. Leia a confirmação: "Deseja realmente excluir o departamento ...?"
3. Confirme para excluir.
Resultado: aparece "Departamento deletado com sucesso" e a lista atualiza.
Problemas comuns e como resolver
Aparece a mensagem "Erro ao listar departamentos".
Causa provável: Falha ao carregar a lista no momento.
Como corrigir: - Recarregue e tente novamente mais tarde.
- Se o erro continuar, registre o momento e tente de novo após alguns minutos.
Como confirmar: A lista volta a mostrar os departamentos e a mensagem não aparece de novo.
Ao salvar, aparece "Favor preencher todos os campos".
Causa provável: Algum campo obrigatório ficou vazio (principalmente Nome do departamento).
Como corrigir: - Preencha Nome do departamento.
- Clique em Salvar novamente.
Como confirmar: Aparece a mensagem de sucesso com o nome do departamento, por exemplo: "Financeiro salvo com sucesso!"
Ao salvar, aparece "Erro ao salvar o departamento".
Causa provável: Não foi possível concluir o salvamento naquele momento.
Como corrigir: - Tente clicar em Salvar novamente.
- Se estiver em Salvando, aguarde terminar antes de tentar de novo.
- Se continuar, feche e abra o formulário e tente novamente.
Como confirmar: Aparece "... salvo com sucesso!" e o departamento aparece/atualiza na lista.
Ao excluir, aparece "Erro ao deletar Departamento".
Causa provável: Falha ao excluir naquele momento.
Como corrigir: - Tente excluir novamente.
- Se não funcionar, atualize a lista e confira se o departamento ainda aparece antes de tentar de novo.
Como confirmar: Aparece "Departamento deletado com sucesso" e o item some da lista.
O que muda quando usar
Alterações no sistema: Relacionar tags faz com que, ao atribuir essas tags a uma conversa, ela seja automaticamente vinculada ao departamento (conforme o texto exibido).
Selecionar uma Base de Conhecimento no departamento faz com que essa base substitua a do canal nas conversas do departamento (conforme o texto exibido).
Nenhum item informado.
Logs: Não há indicação de registros (logs) visíveis neste recurso.
Tour rápido do que aparece
- Introdução (quando não existe departamento): Aparece um texto explicando que departamentos ajudam a classificar conversas com tags.
Também aparece o botão Criar meu primeiro departamento. - Lista de departamentos: A lista mostra as colunas: ID, Nome do departamento, Atendentes, Data de criação e Ativo.
Em Ativo, aparece Sim ou Não. - Ações na lista: Use o ícone de lápis para editar.
Use o ícone de lixeira para excluir (com confirmação).
No nome, também existe edição direta com ícones de X (cancelar) e check (salvar). - Adicionar/Editar Departamento: O título muda entre Adicionar Departamento e Editar Departamento.
Há o botão Salvar e o estado Salvando. - Tags e Base de Conhecimento: Em tags, selecione em Selecione e veja as escolhidas abaixo.
Na base de conhecimento, selecione uma opção; pode aparecer Carregando base de conhecimento... e a opção - Padrão do Canal -.